PROSES PERENCANAAN MANAJEMEN

Pengertian Perencanaan

perencanaan didefinisikan sebagai suatu proses menetapkan tujuan dan memutuskan bagaimana hal tersebut dapat dicapai. Rencana meliputi sumber-sumber yang dibutuhkan, tugas yang diselesaikan, tindakan yang diambil dan jadwal yang diikuti. Para manajer mungkin membuat :

• Rencana untuk stabilitas (plan for stability),
• Rencana untuk mampu beradaptasi (plan for adaptibility) atau para manajer mungkin juga   membuat
• Rencana untuk situasi yang berbeda (plan for contingency)

Proses perencanaan, terdiri dari :

1. Menentukan tujuan perencanaan
2. Menentukan tindakan untuk mencapai tujuan
3. Mengembangkn dasar pemikiran kondisi mendatang
4. Mengidentifikasi cara untuk mencapai tujuan
5. Mengimplementasi rencana tindakan dan mengevaluasi hasilnya

W. H. Newman

Planning is desiding in advance what is to be done (perencanaan adalah penentuan terlebih dahulu apa yang akan dikerjakan

Louis A. Allen

Planning is the determination of a course of action to achieve a desired result (perencanaan adalah penentuan serangkaian tindakan untuk mencapai hasil yang diinginkan).

H. Koontz dan O’Donnel

Planning is the function of a manager which involves the selection from among alternatives of objective, policies, procedures, and programs (perencanaan adalah fungsi seorang manajer yang berhubungan dengan pemilihan berbagai alternatif tujuan, kebijakan, prosedur, dan program).

Sondan P. Siagian

Perencanaan adalah keseluruhan proses pemikiran dan penentuan secara matang hal-hal yang akan dikerjakan di masa yang akan datang dalam rangka pencapaian tujuan yang telah ditentukan. Dikenal:

1. Administrative planning (seluruh unit)

2. Managerial planning (departemental dan operasional)

George R. Terry

Planning is the selecting and relating of fack and the making and using of assumption regarding the future in the visualization and formulation of proposed activities believed necessary to achieve desired results (perencanaan adalah pemilihan fakta-fakta dan usaha menghubung-hubungkan antara fakta yang satu dengan yang lain, kemudian membuat perkiraan dan peramalan tentang keadaan dan perumusan tindakan untuk masa yang akan datang yang sekiranya diperlukan untuk mencapai hasil yang dikehendaki).

Empat tahap dasar perencanaan

Tahap 1:

Menentukan tujuan atau serangkaian tujuan. Perencanaan dimulai dengan keputusan-keputusan tentang keinginan atau kebutuhan perusahaan. Tanpa rumusan tujuan yang jelas, penggunaan sumber daya perusahaan tidak efektif.

Tahap 2:

Merumuskan keadaan saat ini. Pemahaman akan kondisi perusahaan sekarang dan tujuan yang hendak dicapai atau sumber daya-sumber daya yang tersedia untuk pencapaian tujuan, adalah sangat penting. Karena tujuan dan rencana menyangkut waktu akan datang. Hanya setelah keadaan perusahaan saat ini dianalisa, rencana dapat dirumuskan untuk menggambarkan kegiatan lebih lanjut. Tahap kedua ini memerlukan informasi terutama keuangan dan data statistik.

Tahap 3:

Mengindentifikasikan segala kemudahan dan hambatan. Segala kekuatan dan kelemahan serta kemudahan dan hambatan perlu di identifikasikan, untuk mengukur kemampuan organisasi dalam mencapai tujuan. Oleh karena itu, perlu diketahui faktor-faktor lingkungan dalam dan luar yang dapat membantu perusahaan mencapai tujuannya, atau yang mungkin menimbulkan masalah. Walaupun sulit dilakukan, antisipasi keadaan, masalah dan kesempatan serta ancaman yang mungkin terjadi di waktu mendatang, adalah bagian penting dari proses perencanaan.

Tahap 4:

Mengembangkan rencana atau serangkaian kegiatan untuk pencapaian tujuan. Tahap akhir dalam proses perencanaan meliputi pengembangan berbagai pilihan kegiatan untuk pencapaian tujuan, penilaian pilihan kegiatan terbaik (paling memuaskan) di antara pilihan yang ada.

RENCANA OPERASIONAL

Rencana Operasional (Renop) Pusat Studi Sejarah dan Ilmu-ilmu Sosial Universitas Negeri Medan (PUSSIS-UNIMED) tahun 2010, dibagi dalam empat aspek utama yang bertujuan untuk peningkatan kualitas dan daya saing, yakni:

1. Kegiatan yang terkait dengan riset dan pengembangan (research and development) dalam bidang Sejarah dan ilmu-ilmu sosial,
2. Kegiatan yang terkait dengan pengembangan studi Sejarah dan Ilmu Sosial melalui Seminar, lokakarya, pelatihan maupun pameran ataupun seni pertunjukan.
3. Kegiatan yang terkait dengan penerbitan hasil seminar dan Penelitian dengan taraf nasional (ISSN) dan
4. Peningkatan layanan perpustakaan dan akses media informasi.

Keempat aspek ini merupakan pilar utama yang menjadi sasaran Pussis-Unimed. Melalui penetapan pilar ini, diupayakan bahwa seluruh kegiatan akan mengacu kepada tiga aspek dan perpustakaan sebagai pendukung informasi, data dan dokumentasi. Pada tahun 2010, Pussis-Unimed menitikberatkan kegiatan berupa penelitian-penelitian kesejarahan dan ilmu-ilmu sosial serta pengembangan stakeholder untuk menopang kegiatan-kegiatan berikutnya. Hal ini diselaraskan dengan visi dan misi Pussis-Unimed terutama untuk mewujudkannya sebagai pusat data, informasi dan dkumentasi pembelajaran sejarah dan ilmu-ilmu sosial di Sumatra Utara. Dengan demikian, potensi-potensi yang ada akan difokuskan kepada terwujudnya visi tersebut.

Dengan demikian, Pussis-Unimed akan mencoba mengembangkan kegiatan berupa swakelola dan bekerjasama dengan instansi dan badan lain, demikian pula dengan cara melakukan kegiatan secara bersama-sama (korporasi). Hal ini dinilai lebih efektif, terutama untuk penyebarluasan informasi dan pengetahuan kepada masyarakat luas sebagai sasaran pengguna dari produk pengetahuan tersebut.

Mengacu kepada ke empat pilar kegiatan utama Pussis-Unimed tersebut diatas, maka pada tahun 2010, direncanakan kegiatan seperti dibawah ini, yaitu:

1. Pengembangan dan pemantapan Model Pembelajaran Wisata Sejarah Kota Cina Medan Marelan.
2. Pengembangan dan pemantapan Model Pembelajaran Wisata Sejarah ke Benteng Putri Hijau Delitua Namurambe Deliserdang.
3. Inventarisasi Situs Sejarah Kota Rentang Hamparan Perak.
4. Penulisan Buku Ajar Sejarah Sumatra Utara Tingkat SMA
5. Penulisan dan Penerbitan Jurnal Syajaratun Pussis-Unimed.
6. Inventarisasi situs Sejarah Pulau Kampai Kabupaten Langkat.
7. Focus Discusión Group (7 kali)
8. Pameran Arsip dan Dokumen Sejarah Kontekstual.

Melalui kegiatan PUSSIS-UNIMED diharapkan mampu memberikan kontribusi terbaiknya untuk pengembangan Ilmu Pengetahuan yakni menjadi pusat informasi dan dokumentasi kajian Sejarah dan Ilmu-ilmu Sosial khususnya di Universitas Negeri Medan dan Sumatera Utara pada umumnya.

RENCANA STRATEGIK

Dinas Pertanian, Perkebunan, Peternakan dan Kesehatan Hewan telah berhasil menyusun Rencana Stratejik Tahun 2010 – 2015. Merupakan komitmen bersama untuk capaian 5 (lima) tahun kedepan dan sepenuhnya telah mengacu dan mendukung rencana stratejik Pemerintah Kabupaten Tojo Una una.

FAKTOR WAKTU DAN PERENCANAAN

Factor waktu dan mempunyai pengaruh sangat besar terhadap perencanaan dalam tiga hal, yaitu:

1. Waktu sangat diperlukan untuk meaksanakan perencanaan efektif
2. Waktu sering diperlukan untk melanjutkan setiap langkah perencanaan tanpa informasi lengkap tentang variable-variabel dan alternatif- alternatif, karena waktu diperlukan untuk mendapatkan data dan memperhitungkan semua kemungkinan.
3. Jumlah waktu yang akan dicakup dalam rencana harus dipertimbangkan.

Faktor waktu lainnya yang mempengaruhi perecanaan adalah seberapa sering rencana-rencana harus ditinjau kembali dan diperbaiki. Ini tergantung pada sumber daya yang tersedia dan derajat ketetapan perencanaan manajemen

Rencana jangka pendek, menengah dan panjang

Rencana – rencana jangka pendek mencakup berbagai rencana dari satu hari sampai satu tahun; rencana-rencana jangka menengah mempunyai rentangan waktu antara beberapa bulan sampai tiga tahun; dan rencana- rencana jangka panjang mengikuti kegiatan selama dua sampai lima tahun, dengan beberapa rencana yang diproyeksikan dua puluh lima tahun atau lebih dimasa yang akan datang. Perencanaan jangka panjang berkenaan dengan perencanaan strategic.

Manfaat Perencanaan
Perencanaan mempunyai banyak manfaat, diantaranya adalah sebagai berikut:
 
1. Membantu manajemen untuk menyesuaikan diri dengan perubahan-perubahan lingkunganDengan perencanaan yang telah ditetapkan sedemikian rupa, meskipun ada perubahan-perubahan lingkungan, manajemen tidak akan terlalu kesulitan menghadapi perubahan tersebut.

2. Membantu dalam kristalisasi penyesuaian terhadap masalah-masalah utamaDengan adanya perencanaan, meskipun muncul masalah-masalah yang baru dari masalah utama, hal tersebut dapat disesuaikan. Misalkan, dalam tahap perencanaan, bahan baku didapat dari supplyer dan perusahaan itu yang menyediakan. Disaat bahan baku stop dari supplyer, tapi organisasi masih bisa berjalan dengan bahan baku yang didapat dari perusahaan itu sendiri. Hal tersebut dapat teratasi karena adanya tahap perencanaan sehingga dapat menyesuaikan dengan masalah yang timbul.

3. Memungkinkan manajer memahami keseluruhan gambaran operasi lebih jelasDengan perencanaan, akan memperjelas manajer untuk memahami gambaran suatu operasi suatu organisasi. Setiap manajer cukup melihat perencanaan sudah akan mengetahui gambaran organisasi.

4. Membantu penempatan tanggungjawab lebih tepatDengan perencanaan, akan membantu penempatan tanggungjawab karyawan lebih tepat dibidang tertentu sesuai skil yang dimilikinya.

5. Memberikan cara pemberian perintah untuk beroperasi
6. Memudahkan dalam melakukan koordinasi didalam berbagai bagian organisasiDengan perencanaan, sudah jelas penempatan karyawan dibidangnya. Dengan begitu akan memudahkan untuk saling bekerjasama antar manajer

7. Membuat tujuan lebih khusus, terperinci, dan lebih mudah dipahami

8. Meminimumkan pekerjaan yang tidak pastiDalam proses perencanaan sudah pasti ditetapkan pekerjaan-pekerjaan yang akan dilakukan. Mana pekerjaan yang penting/ yang berkaitan dengan tujuan organisasi dan yang tidak. Jadi, pastinya karyawan sudah mengetahui pekerjaan yang harus dilakukan sehingga meminimumkan pekerjaan yang tidak pasti.

9. Menghemat waktu, usaha dan danaDalam organisasi, waktu dalam melakukan pekerjaan sudah ditetapkan. Dengan mengikuti perencanaan pastinya akan menyelesaikan pekerjaan tepat waktu.

Kelemahan Perencanaan
Selain memiliki banyak manfaat, perencanaan juga mempunyai beberapa kelemahan, diantaranya:
1. Pekerjaan yang tercakup dalam perencanaan mungkin berlebihan pada kontribusi nyata
Dalam perencanaan, sudah pasti menetapkan pekerjaan yang dilakukan. Tapi dalam kenyataanya, mungkin berlebihan. Banyak pekerjaan yang tidak dikerjakan meskipun sudah ada perencanaan atau sudah direncanakan sebelumnya.

2. Perencanaan cenderung menunda kegiatan
Kegiatan yang akan dilaksanakan harus mengikuti perencanaan yang telah ditetapkan. Namun, disaat kita bisa mengerjakan pekerjaan saat ini, tapi karena sudah ditetapkan diperencanaan sehingga terjadi penundaan kegiatan. Misalnya, dalam kehidupan sehari-hari. Hari ini saya berencana memperbaiki motor ke bengkel jam 12.00 setelah pulang kuliah. Tapi karena dosen tidak datang, sehingga saya pulang jam 10.00. Seharusnya saya langsung bisa memperbaiki motor jam 10, tapi karena saya harus mengikuti perencanaan jadi saya memperbaiki motor jam 12.00. Jadi, terjadi penundaan kegiatan selama 2 jam.

3. Perencanaan mungkin terlalu membatasi manajemen untuk berinisiatif dan berinovasi
Dengan perencanaan, kemampuan manajer untuk berinisiatif dan berinovatif akan terbatasi karena harus mengikuti rencana.

4. Ada rencana-rencana yang diikuti cara-cara yang tidak konsisten
Mungkin karena perubahan lingkungan, maka rencana-rencana diikuti dengan cara tidak konsisten.